Tworzenie i poświadczanie dokumentów
Kancelaria notarialna jest urzędem podlegającym ministrowi sprawiedliwości i funkcjonuje jako samodzielna jednostka. Jej działalność jest regulowana przede wszystkim przez Ustawę z dnia 14 lutego 1991 roku Prawo o notariacie. Nie jest to firma świadcząca usługi prawne, tak jak ma to miejsce w przypadku radcy prawnego czy adwokata. Te dwie ostatnie funkcje mają charakter bardziej komercyjny, ponieważ prawnicy ci są zatrudniani przez klienta, występują w jego imieniu za określoną opłatą. Kancelaria notarialna ma za zadanie z kolei zajmowanie się tworzeniem aktów prawnych. Wszelkie opłaty pobierane przez notariusza (taksa notarialna) są dokładnie określone przez rozporządzenie ministra.
Oczywiście kancelaria notarialna również pełni swojego rodzaju usługi dla osób fizycznych i przedsiębiorstw czy instytucji. Przede wszystkim jest to tworzenie dokumentów. Najczęściej wystawianymi dokumentami są akty darowizny, testamenty oraz dokumenty dotyczące dziedziczenia. Na następnym miejscu jest wystawianie różnego rodzaju poświadczeń. Notariusza można poprosić o wystawienie zaświadczenia o zgodności duplikatu czy kopii dokumentu z jego oryginałem. Dzięki temu w miejscach, gdzie nie jest to konieczne, nie musimy zostawiać należących do nas oryginalnych dokumentów, wystarczą poświadczone kopie.
To również kancelaria notarialna jest miejscem, do którego należy się udać, by potwierdzić własnoręczność podpisu, uwierzytelnić go czy też na przykład potwierdzić datę wystawienia lub dostarczenia dokumentu. Także notariusz sporządza wszelkiego rodzaju protokoły, szczególnie z posiedzeń urzędów, walnych zgromadzeń czy zarządów. Jest gwarancją poprawności wszelkich sformułowań i zgodności treści z literą prawa.
Każdy dokument, za którego wystawienie odpowiada notariusz, a szerzej – kancelaria notarialna, jest aktem prawnym i jako taki powoduje skutki prawne. Tylko zaświadczenie czy pismo od notariusza może być uznawane za dokument urzędowy. Wszelkie inne, przygotowane na przykład przez radcę prawnego są jedynie projektami i nie mają mocy prawnej. Mogą jedynie stanowić wyjaśnienie lub przykład czy wzór.
Bardzo popularne jest również korzystanie z możliwości przechowywania ważnych dokumentów lub papierów wartościowych. Tę opcję często wybierają firmy, szczególnie spółki cywilne i z ograniczoną odpowiedzialnością, gdzie nie zawsze jedna osoba jest właścicielem. Każda kancelaria notarialna dysponuje własnymi sejfami, które służą właśnie temu celowi. Jest to dużo bezpieczniejsze rozwiązanie niż przechowywanie ich w domowych czy biurowych warunkach. Urząd notariusza stanowi gwarancję bezpieczeństwa, ponieważ jest on osobą zaufania publicznego.
